저자는 이 책에서 생각뿐 아니라 시간, 목표, 문제를 정리하는 방법도 같이 제안합니다. 이러한 방법들은 생각을 좀 더 쉽게 행동으로 옮길 수 있도록 도와줄 것입니다. 지난 리뷰에 이어서 시간, 목표, 문제를 정리하는 방법을 알아보겠습니다.
당신의 시간을 정리해드립니다
하루 24시간은 무든 사람에게 공평하게 주어지지만 그 시간을 사용하는 방법은 모두 다릅니다. 최고의 효율을 발휘할 수 있는 시간관리 방법은 무엇일까요? 그것은 바로 우리 뇌의 특성을 이해하고 잘 활용해서 시간을 관리하는 것입니다.
오전에 집중하라
우리의 뇌는 기상 후 2~3시간에 가장 활발하게 움직입니다. 그래서 '뇌의 황금시간'이라고 부르기도 합니다. 그 시간에 무엇을 하느냐로 하루에 처리할 수 있는 업무의 양과 질이 결정됩니다. 아침 30분은 저녁의 2시간과 같다고 보면 됩니다. 오전에는 메일이나 메시지 확인, 회의 등 비집중 업무 말고, 보고서 작성, 자료 만들기 등의 집중 업무를 하는 것이 효율적입니다.
점심시간엔 산책을
집중력과 사고력을 높여주는 세로토닌은 조도 2,500럭스 이상의 빛을 5분 이상 받을 때 합성되기 시작합니다. 그런데 꽤 밝은 형광등도 500럭스에 불과합니다. 실내의 조명으로 세로토닌을 합성하는 것은 거의 불가능합니다. 점심시간에 단 5분이라도 밖에 나가 산책을 해봅시다.
오후에 업무생산성을 높이려면
점심식사 후 1~2시간이 지나면 집중도가 급격히 떨어집니다. 따라서 오후 2~4시에는 중요한 일을 피하는 것이 좋습니다. 이때 집중도를 높이려면 장소를 바꿔서 일하는 것이 도움이 됩니다. 오후 중 다시 집중력이 높아지는 시간대는 4~5시입니다. 따라서 직장인이라면 퇴근 직전에 중요한 업무, 즉 집중 업무를 하는 게 좋습니다.
저녁, 하루를 두 번 살 수 있는 방법
퇴근 후 운동을 하면, 뇌의 황금시간인 오전과 비슷하게 최상의 뇌 상태를 만들 수 있습니다. 운동을 하면 의욕을 높여주는 도파민 외에도 아세틸콜린, 세로토닌이 활성화되어 집중력과 사고력이 높아집니다. 단 잠들기 전 운동을 하면 교감신경이 활성화돼서 취침에 방해가 되기 때문에 취침 2시간 전에는 운동을 하지 않는 것이 좋습니다. 흥미로운 사실은 취침 전 15분이 '기억의 황금시간'이라는 점입니다. 인간은 잠을 자면서 하루 동안 입력된 정보를 처리하고 저장합니다. 만일 공부를 하면서 반드시 기억해야 할 내용이 있다면 이 시간을 활용하는 게 좋습니다. 반대로 취침 직전에 TV를 보거나 SNS를 하게 되면 뇌 속에서 정보 간 충돌이 일어납니다. 스마트폰을 하다가 자는 게 좋지 않은 이유입니다.
삼성경제연구소가 제안하는 시간관리 황금레시피
삼성경제연구소 연구팀은 우선순위에 따라 70: 15: 10: 5의 비율로 업무시간을 관리할 것을 제안합니다. 이것이 바로 시간관리 황금레시피입니다.
· 본질적 업무는 70퍼센트 : 몰입하라!
직장에서 보내는 시간의 약 70퍼센트는 본질적 업무에 쓸 수 있어야 합니다. 최대한 업무에 몰입해 시간당 생산성을 높이고 성과를 창출해야 합니다.
· 미래준비성 업무는 15퍼센트 : 투자하라!
최소 15퍼센트 정도는 미래를 준비하는 업무에 '투자'해야 합니다. 미래에도 활용 가능한 자신의 경쟁력은 무엇인지 파악하고, 업무를 수행하는 과정에서 의도적으로 그 역량을 개발해야 합니다.
· 단발성 업무는 10퍼센트 : 통제하라!
회의나 협업 등 단발성 업무의 수행에 필요한 시간관리 방법은 '통제'입니다.
· 보조적 업무는 5퍼센트 : 축소하라!
본질적 업무를 잘 수행하기 위해 꼭 필요하지만 그 자체가 가치를 창출하는 일은 아니므로, 효율화와 자동화를 통해 보조적 업무에 쓰는 시간을 줄여야 합니다.
당신의 목표를 정리해 드립니다
목표를 설정할 때는 두 가지를 기억해야 합니다.
첫 번째는 '장기적인 관점에서 계획을 세우는 것'입니다. 미국 하버드대 에드워드 밴필드 Edward Banfield 교수는 50년 이상 이어온 연구를 통해 장기적인 관점에서 계획을 수립하는 것이야말로 인생과 직장에서의 성공을 결정하는 가장 중요한 요소라는 것을 발견했습니다. 그는 "성공한 사람들은 5년, 10년, 20년 후 자신이 어디 있기를 원하는지 정확히 설정해 목표를 수립한 뒤, 그 목표에서 역으로 세부 실행계획을 세우지만, 대다수 사람들은 눈앞의 상황에 매몰되어 살고 있다"라고 지적합니다.
두 번째는 'SMART 기법'입니다. 목표를 설정할 때는 다음 5가지 질문에 답할 수 있어야 합니다. 이 질문이 바로 피터 드러커가 1954년 <경영의 실제>에서 소개한 후 70년 동안 검증된, 그 유명한 SMART 목표설정 기법입니다.
· 당신의 목표는 구체적인가? (Specific)
· 당신의 목표는 측정 가능한가? (Measurable)
· 당신의 목표를 행동으로 옮길 수 있는가? (Action-oriented)
· 당신의 목표는 현실적이고 타당한가? (Realistic)
· 당신의 목표에는 마감기한이 있는가? (Time-bound)
구체적인 목표를 작성한 사람은 목표를 달성할 확률이 10배 이상 높다고 합니다. 그렇다면 목표를 어떻게 구체화할 수 있을까요? 다음의 6W 기준을 활용해 생각을 정리해 볼 수 있습니다.
| Who | 누구의 목표이며, 누가 하는가 | When | 목표 달성에 필요한 시간은 |
| What | 무엇을 달성하고자 하는가 | Which | 목표달성에 필요한 조건과 제약은 |
| Where | 어디서 달성하려고 하는가 | Why | 목표를 달성해야하는 이유와 목적은 |
목표를 측정하는 기준으로는 수량, 횟수, 기간 등이 있으며 이를 통해 목표를 수정, 보완, 유지할 수 있습니다. 목표를 행동으로 옮기기 위해서는 목표달성까지 어떤 과정이 필요할지 생각해 보고 5 스텝 이상으로 나눠봅시다. 그래야 진행과정이 구체적으로 보입니다. 현실적인 목표를 만들기 위해서는 목표를 아주 잘게 쪼개면 됩니다. 우리 뇌는 변화를 무척이나 싫어합니다. 뇌를 속이는 방법은, 뇌가 변화를 인지하지 못할 정도로 아주 가볍고 작게 시작하는 것입니다. 목표를 이루고 싶다면 "목표에 도달하기 위해 지금 당장 내가 할 수 있는 작은 행동은 무엇일까?" 하고 질문을 해봐야 합니다.
당신의 문제를 정리해 드립니다
당신이 해결하고 싶은 문제는 무엇입니까? 문제를 인식하지 않으면 해결할 가능성도 없습니다. 문제를 막연히 '어렵고 난처한 것', '빨리 해결해야 하는 것'이라고만 정의하면 'How 사고의 함정'에 빠질 수 있습니다. 일단 뭐라도 해야 한다는 생각으로 문제 해결에 도움이 안 되는 일로 바쁘게 움직이면서 '나는 문제해결을 위해 열심히 노력하고 있다'라고 착각하는 것입니다. 전략과 계획을 제대로 세우기 위해서는 문제의 정의부터 올바로 정립해야 합니다. 문제란 '현재 수준과 이상적인 수준 사이의 차이'입니다.
현재 당신에게는 어떤 문제가 있습니까? 이상은 무엇이고 현실은 어떻습니까? 현실과 이상의 차이, 즉 갭은 어느 정도입니까? 이를 아래와 같이 도식화할 수 있습니다.
문제를 잘 해결하는 순서와 방법은 아래의 '문제해결 프로세스' 4단계를 따릅니다.
① 문제가 무엇인지 인식하고what, ② 문제가 왜 발생했는지를 분석해서why, ③ 진짜 문제가 어디에 있는지 찾아내where, ④ 어떻게 해야 할지를 생각how 하는 것입니다.
이때 로직트리를 함께 쓰면 좋습니다. 목표로 한 매출이 나오지 않는 문제를 해결하기 위한 문제해결 보고 로직트리를 예시로 들어보겠습니다.
오늘도 꼬리의 꼬리를 무는 이런저런 생각에 머릿속은 복잡해지고 마음이 불안하지는 않으셨나요? 저자는 더도 말고 딱 10분만 시간을 투자해 이 책의 내용대로 생각을 정리해 보길 권합니다. 하루에는 144번의 10분이 있습니다. 그중 단 한 번이라도 생각정리에 사용해 보는 것입니다. 이 10분이 나머지 143번의 10분들, 하루의 행동을 바꿀 수 있을 거라고 합니다. 지금도 또 한 번의 10분이 지나갑니다. 어서 서두릅시다!
* 위 내용은 책 '당신의 생각을 정리해드립니다(저자 복주환, 출판사 비즈니스북스)'에서 발췌, 요약한 내용입니다. 자세한 내용은 원문을 참고하시기 바랍니다.